Asistente Administrativo

Estamos ayudando a GRUPO INARCA a encontrar al mejor candidato para unirse a su equipo tiempo completo para el rol de Asistente Administrativo.

Compensación:
COP 1.65M/mes + Bonos hasta 30%.

Ubicación:
Cra. 7 #180-30 of 402, Bogotá, Colombia.

¿Qué te hace un candidato ideal?
- Eres competente en soporte administrativo.
- Eres principiante en Gmail, Microsoft Excel y Notion.
- Español - Completamente fluido.

Responsabilidades y más:
Funciones
1. Gestión de Departamento de Gerencia
2. Apoyo en Recursos Humanos
3. Apoyo Personal a los Gerentes

Resultados esperados
1. Reducción del Tiempo en Tareas Administrativas de la Gerencia:
- KPI: Reducir en un 20% el tiempo dedicado por la gerencia a tareas administrativas, liberando más tiempo para decisiones estratégicas.
- Impacto en la rentabilidad: Permite a los gerentes centrarse en iniciativas que generan ingresos, lo que mejora la productividad empresarial.

2. Eficiencia en la Contratación y Retención de Talento:
- KPI: Disminuir el tiempo de vacante en puestos clave en un 15%, y reducir la rotación de personal en un 10% mediante un mejor proceso de selección y seguimiento.
- Impacto en la rentabilidad: Mejores contrataciones y menor rotación aumentan la productividad y reducen los costos asociados a la contratación y formación.

3. Optimización de Gastos en Proveedores y Suministros:
- KPI: Lograr una reducción del 10% en los costos de suministros de oficina y proveedores de servicios a través de una gestión eficiente de compras y contratos.
- Impacto en la rentabilidad: Reducción directa de costos operativos, mejorando los márgenes de ganancia.

4. Mejora en la Satisfacción y Productividad del Personal:
- KPI: Incrementar la satisfacción laboral en un 15% (medido a través de encuestas internas) y mejorar la productividad en un 10% al implementar estrategias de bienestar y formación.
- Impacto en la rentabilidad: Un equipo más motivado y productivo puede trabajar con mayor eficiencia, lo que genera una mejora en la calidad del trabajo y en la rentabilidad.

5. Reducción de Incidencias en Proyectos o Actividades:
- KPI: Disminuir en un 25% los retrasos e incidencias en la ejecución de tareas asignadas a los gerentes y personal clave, optimizando la comunicación y seguimiento de tareas.
- Impacto en la rentabilidad: Asegura una ejecución más ágil de proyectos clave, evitando costos adicionales por retrasos o errores.

Requerimientos:
1. Habilidades Interpersonales
- Comunicación Efectiva: Capacidad para comunicarse claramente, tanto verbalmente como por escrito, con diferentes niveles de la organización.

2. Habilidades Analíticas
- Pensamiento Crítico: Capacidad para analizar información y tomar decisiones informadas basadas en datos.
- Resolución de Problemas: Habilidad para identificar problemas, proponer soluciones y tomar medidas efectivas.

3. Habilidades de Atención al Cliente
- Orientación al Cliente: Capacidad para entender las necesidades de los clientes internos y externos y ofrecer soluciones adecuadas.
- Empatía y Paciencia: Escuchar activamente y abordar inquietudes con comprensión

4. Competencias de Adaptabilidad
- Flexibilidad: Capacidad para adaptarse a cambios en el entorno laboral, nuevas tecnologías y procesos.
- Aprendizaje Continuo: Disposición para actualizarse y aprender nuevas habilidades y herramientas que mejoren su desempeño.

5. Competencias de Liderazgo
- Iniciativa: Proactividad para identificar áreas de mejora y sugerir cambios que beneficien a la empresa.
- Gestión del Estrés: Capacidad para trabajar bajo presión y manejar múltiples tareas sin comprometer la calidad.

6. Habilidades de Gestión del Tiempo
- Priorización: Habilidad para determinar qué tareas son más importantes y gestionar el tiempo de manera que se cumplan plazos.
- Autodisciplina: Capacidad para mantenerse enfocado y productivo, incluso sin supervisión directa.

7. Manejo y equipos de sistemas:
a. Ofimática Avanzada
- Microsoft Office: Excel, Word, PowerPoint, Outlook.
- Google Workspace: Google Sheets, Docs, Slides, Gmail, Calendar.
- Uso avanzado de Excel y Google Sheets: Tablas dinámicas, fórmulas complejas, macros (en Excel) y Google Apps Script para automatizar tareas.

b. Sistemas de Gestión Documental
- Google Drive o Microsoft OneDrive: Almacenamiento y organización de. documentos en la nube.
- Notion o Evernote: Herramientas para organizar notas, documentos y proyectos.
- Clasificación, organización y búsqueda eficiente de documentos.
- Gestión de permisos y seguridad en archivos compartidos.

c. Sistemas de Gestión de Tareas y Proyectos
- Trello, Asana: Para la gestión de tareas y coordinación de proyectos.
- Notion: Organización de bases de datos, proyectos y calendarios.
- Crear, asignar y gestionar tareas.
- Monitoreo de plazos y prioridades.

d. Correo Electrónico y Gestión de Comunicaciones
- Gmail o Outlook: Manejo de correos, filtros y organización.
- Redacción de correos profesionales.
- Gestión de múltiples cuentas y alias de correo.
- Automatización de respuestas y filtrado. de correos.

e. Automatización de Tareas
- Zapier: Integración y automatización de aplicaciones.
- Google Apps Script: Automatización en Google Sheets y otros productos de Google.
- Microsoft Power Automate: Automatización de flujos de trabajo dentro de Microsoft.
- Crear automatizaciones para tareas repetitivas.
- Integrar diferentes aplicaciones para mejorar la productividad.

f. Ciberseguridad Básica
- Antivirus: Bitdefender, Norton o Kaspersky.
- Gestores de contraseñas, como LastPass.
- Uso seguro de contraseñas.
- Reconocimiento de correos maliciosos y phishing.
- Protección de datos personales y confidenciales.