¿Cómo mejorar la gestión de tiempo en el trabajo?

¿Te encuentras tan envuelto entre tareas y actividades por hacer que no logras ni respirar? ¿Las horas laborales se te hacen insuficientes para cumplir con objetivos y plazos de entrega? ¿El tiempo para dedicarle a tus amigos y familia se ve comprometido por el trabajo?

Si al menos una de las respuestas a estas preguntas fue afirmativa, continúa leyendo, porque en este artículo, te hablaremos sobre la gestión del tiempo en el trabajo y cómo esta puede beneficiarte no solo en tu vida laboral sino también en la personal. 

Gestión del tiempo en el trabajo 

Si sientes que el tiempo no te alcanza para cumplir con tus metas laborales, ha de ser porque debes revisar la manera en la que estas gestionando el tiempo. En muchas ocasiones, factores como la falta de objetivos, orden, ausencia de planificación y priorización de tareas, entre otros, son la causa del problema.

Para tener un mejor control en el tiempo destinado a cada actividad y de esta manera impulsar la eficiencia en el trabajo, es importante que puedas hacer una adecuada gestión del tiempo, pues, es a través de esta que se puede lograr la efectividad, la productividad y, en consecuencia, se tendrá un mayor éxito a nivel profesional. La gestión del tiempo es un proceso en el cual se planifica un horario con el objetivo de optimizar nuestro rendimiento y eficiencia en nuestras labores.

Gestionar adecuadamente el tiempo demanda cambios importantes en términos de enfoque para la consecución de resultados en las actividades que realizamos. Pero funcionar de manera más efectiva incluso cuando parece que el tiempo no es suficiente y los compromisos nos generan altos niveles de presión, es algo que podemos conseguir. A continuación, te damos algunos consejos para lograrlo.

Trazar objetivos

Para poder planificar, lo principal es tener bien definidos cuáles son los objetivos que pretendemos alcanzar. Dichos objetivos deben ser específicos, alcanzables y relevantes, y partiendo de estos, deben desglosarse cuáles serán las tareas que será necesario desarrollar para lograrlos. 

Priorizar tareas

Una vez definidos los objetivos a alcanzar, así como las tareas a desarrollar, es necesario clasificar estas últimas para definir que urgencia tendrán y cuáles serán las primeras a las que hemos de dedicarles tiempo. Jerarquizar las tareas prioritarias te servirá perfectamente. 

Plazos límites

Para definir una fecha o un plazo límite es necesario conocer cuál es nuestra capacidad productiva en función de la tarea que se amerite realizar y considerar un pequeño margen de tiempo para ello.

Cada tarea deberá tener un tiempo estimado para su realización, y este deberá estar agendado para que podamos cumplir con ella. Esto no implica que no se puedan presentar situaciones imprevistas que puedan influir en lo que hemos planificado, pero debes procurar que cada tarea se cumpla en el tiempo establecido para la misma y reajustar el plan de trabajo en caso de alguna variación. 

Listas de tareas

Es importante tener en un solo lugar todas las tareas que deben realizarse para poder chequearlas fácilmente y evitar que entre tanto por hacer, alguna de ellas pueda quedar en el olvido evitando así que se cumpla con los objetivos.

 Delegar

Muchas veces no tenemos que encargarnos de todo nosotros solos, y en el entorno laboral, generalmente somos parte de un equipo de trabajo con objetivos comunes. Es importante ser consciente de que a veces asumir más trabajo del que podemos realmente ocuparnos nos hace ser menos productivos, por lo que lo mejor será delegar actividades de forma inteligente a personas de nuestro equipo en las que podamos confiar, optimizando el manejo del tiempo y a su vez, reduciendo considerablemente nuestros niveles de estrés en el trabajo.

 Ladrones del tiempo

Existen hábitos, elementos y situaciones que día a día nos distraen, nos roban el tiempo y no nos damos cuenta de ello. Hay que tener cuidado con estas pequeñas fracciones del tiempo que se nos van en cosas como utilizar nuestro teléfono, revisar el email, etc.

Primero, identifica en qué se te va el tiempo y luego toma las acciones necesarias para emplearlo de manera más adecuada.

Planificar

La base de toda buena gestión es la planificación, sea por horas, por días, por semana o por mes, en cualquier caso, la planificación debe estar alineada tanto con los objetivos por alcanzar como con las actividades y tareas a desarrollar. Se debe dedicar un tiempo a realizar una planificación adecuada y de esta manera optimizar los tiempos de ejecución de los trabajos.

Olvidarnos del multi-tasking o multitarea

Existe la creencia común de que se es más productivo cuando se ejecutan múltiples tareas en simultáneo. Sin embargo, hacer multitareas no es el camino más productivo, puesto que nuestro enfoque y concentración trabajan mejor cuando nos avocamos a una sola tarea a la vez, permitiéndonos rendir de mejor manera, obtener mejores resultados y optimizar el tiempo para poder ejecutar otras actividades posteriormente.